COMITÉS 2010/2011
Dossiers spéciaux
Environnement
Gestion des installations du Club
Gestion des opérations du Club
Communication et site Web
Activités au Club
Recrutement et lotomatique
Bibliothèque et Foire du livre
Ensemencement
Membres du comité
Responsable : Comité exécutif
Serge Thibeault
Jacques-A Bilodeau
Jacques Proulx
Anne St-Gelais
Georges-Émile Paradis
Travaux à faire
· Recherche et développement de nouvelles idées pour un développement durable
· Négociation du contrat de gardiennage
· Rencontre avec les gens du condo camping et Plage beau soleil
· Relation avec la ville
· Base d'hydravion
· Le barrage.
· Dossier église
· Négocier et renouveler le dossier des assurances
· S’assurer de la mise à jour du plan d’urgence pour les résidents du lac.
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Membres du comité environnement
Michel Fleury Responsable
Alain Bardonnet
Pierre Gourdeau
Gilles Hardy
Jean-François Jobin
André Martin
Patrice Mathieu
Diane Myrand
Marcel Paré
Jacques Plamondon
Luc Proulx
François Rhéaume
Marius St-Pierre
Travaux à faire
Plan de gestion environnemental « Mon lac Sept-Îles…j’en prends soin », Orientations 2010-2015.
Gestion des installations du Club
Membres du comité
Patrice Mathieu Responsable
Marcel Paré
Patrice Mathieu
Jacques Métivier
Marcel Goulet
Jean-Claude Gingras
Serge Thibeault
Berthier Thibeault
Travaux à faire
· Prévoir, documenter et planifier les corvées d'ouvertures et fermetures annuelles du club.
· Établir les processus d'ouverture et de fermeture du puits, de la fosse septique et de la pompe à essence.
· Gestion des clés du Club et de la descente à bateau
· Quai et bouées: mises à l'eau et maintenance
· Entretien de la pompe à essence
· Entretien de la montée-motomarines
· Maintenir un inventaire des biens meubles
Gestion des opérations du Club
Membres du comité
Jacques Métivier Responsable
Vincent Caron
Anne St-Gelais
Georges-Émile Paradis
Travaux à faire
· Acheter les boissons
· S’assurer de la validité de l'inventaire régulièrement
· Vérifier les rapports de caisse avant de les transmettre à la trésorière
· Compléter tout autre rapport demandé par la trésorière
· Déposer les recettes à l'institution financière
· Signer les contrats de location et s'assurer du respect des règles par les locataires
Membres du comité
Serge Thibeault Responsable
Vincent Caron
Georges Paradis
Jacques A. Bilodeau
François Rhéaume
Travaux à faire
·Site Web mettre à jour idéalement une fois semaine de mai à octobre et une par mois pour le reste de l’année.
· Intranet mettre à jour de façon régulière, mais particulièrement après et avant chaque réunion.
· Améliorer notre système de courriels ou la procédure pour simplifier la tâche de l’utilisateur. Avant le 1 janvier 2011.
· Utiliser le système de courriels, lorsque nécessaire pour informer les membres. Habituellement une fois pour chaque activité.
· Poursuivre la documentation de l’entretien du site web et de l’intranet
· Négocier avec notre éditeur les conditions du prochain Alouette pour présentation au bureau de direction de janvier.
· Réaliser la rédaction et la mise en page de l’Alouette pour le 15 mai.
· Préparer les éléments de base de l’information nécessaire pour la réunion de janvier concernant le mini-Alouette.
· Rédiger et mettre en page le mini-Alouette pour expédition fin mars.
· Porte-parole : rencontre avec différentes instances afin de faire connaître nos besoins et nos positions. Particulièrement avec notre Maire.
· Avoir sur l’intranet un accès complet ou partiel pour les directeurs et les opérateurs du Club à la base de données des membres et des bénévoles l’APLSI. Avoir aussi accès à la situation financière. Projet à réaliser dans les 2 prochaines années.
· Obtenir des commandites pour les différentes activités de communication.
· Faire un budget pour l’opération du Comité et le fournir à la trésorière en temps pour le budget de l’année suivante.
Membres du comité
Vincent Caron Responsable
Travaux à faire
· Établir un calendrier annuel des activités.
· Communiquer le calendrier pour le site web, le mini-Alouette et l’Alouette.
· Afficher les activités en temps opportun
· Rencontrer les responsables du service de loisirs de la ville
· Informer les responsables du site web, du courriel des détails des activités à être annoncées.
· Prendre des photos et rédiger un petit sommaire de l’activité et les remettre en temps opportun au responsable du site web et de l’Alouette.
· Trouver des moniteurs pour certaines activités.
· Trouver des responsables pour des activités comme la pétanque, le tennis et le souper des membres, etc.
· Embaucher les musiciens nécessaires pour certaines activités.
· Trouver des commanditaires pour certaines activités.
Membres du comité
Jacques A. Bilodeau Responsable
Travaux à faire
· Assurer le renouvellement des cartes de membre
· Faire les dépôts s’y rapportant
· Maintenir à jour une liste des membres
· Constituer et tenir à jour un fichier des résidents afin de pourvoir communiquer rapidement et facilement par écrit ou par internet avec eux en connaissant leur adresse de correspondance et leur adresse de courriel lorsque disponible;
· Développer divers outils reliés au système informatique afin d’alimenter en information les autres comités de l’APLSI;
· Assurer la qualité des informations de la base de données en effectuant les vérifications requises auprès de multiples intervenants et en utilisant les outils du web;
· Voir à la bonne gestion des sommes reçues des membres, voir aux dépôts dans des délais les plus brefs et à la mise en place des outils de contrôle financier pour alimenter le trésorier et le comité de vérification;
· Mettre en place et tenir à jour le manuel des procédures du comité ainsi que des mesures de relève du système informatique afin de garantir la continuité en cas de « crash » du système.
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Bibliothèque et Foire du livre
Membres du comité
Jacques A. Bilodeau Responsable
Jacqueline Coté Bilodeau
Louise Leclerc
Michelle Lacoursière
Rachelle McKinnon
Marcelle Châteauvert
Travaux à faire
· Assurer une gestion des livres en tablettes visant leur rotation de façon à éliminer les plus vieux et à conserver ceux qui présentent un intérêt;
· Mettre en place des outils de suivi des entrées sorties pour garder le contrôle des livres en circulation;
· Assurer le service
· Faire un rapport budgétaire trimestriel par le dépôt du rapport de petite caisse.
· Vente annuelle (foire du livre).
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Membres du comité
Jacques A. Bilodeau Responsable
Marcel Paré
Denis Cayer, pour le lieu de mise à l'eau
Travaux à faire
· Contacter le ou les fournisseurs potentiels et obtenir des propositions quant à la disponibilité et à la grosseur des truites et aux dates possibles de livraison en tenant compte de la fonte des glaces, de la température extérieure et de celle de l’eau du lac;
· Voir à diffuser de la publicité pour que les membres contribuent volontairement au fonds d’ensemencement;
· Voir aux livraisons et au paiement des factures; (une ou plusieurs livraisons sont possibles);
· Obtenir l’information des membres sur leurs prises et compiler annuellement le nombre de poissons capturés; fournir cette information et répondre aux besoins d’information du ministère pour assurer leur collaboration sur le suivi de la
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Mis à jour : 28-11-2010.
Planification 2010-2014 (version complète pour les comités)
Dossiers spéciaux...........
Environnement..........
Gestion des installations du Club...........
Gestion des opérations du Club...........
Communication et site Web...........
Activités au Club...........
Recrutement et lotomatique...........
Bibliothèque et Foire du livre...........
Ensemencement...........
Dossiers spéciaux
Mission
Analyser des idées particulières afin d’évaluer la possibilité de développer un projet qui contribuera au développement durable.
Objectif
· Maximiser le bien-être pour les résidents par le développement de projets et des négociations avec différents intervenants.
Moyens
· En surveillant régulièrement les changements environnementaux et politiques qui peuvent avoir une influence sur la qualité de vie future des résidents.
· En développant des idées pour résoudre des problèmes à court, moyen et long terme.
Travaux à faire
· Recherche et développement de nouvelles idées pour un développement durable
· Négociation du contrat de gardiennage
· Rencontre avec les gens du condo camping et Plage beau soleil
· Relation avec la ville
· Base d'hydravion
· Le barrage.
· Dossier église
· Négocier et renouveler le dossier des assurances
· S’assurer de la mise à jour du plan d’urgence pour les résidents du lac.
Contrôle
· Vérifier le nombre de projets terminés.
· Vérifier le nombre d’idées nouvelles de recherche.
· Évaluer les avantages retirés par les dossiers terminés dans l’année.
Environnement
Mission
Prépare et garde à jour un plan de gestion environnemental du Lac Sept-Îles et de son bassin versant. Ce plan tient compte de tous les aspects des activités qui s’y déroulent.
Objectif
· Réduire au minimum l’apport de sédiments et de nutriments (phosphore, azote) dans le lac et éviter leur dispersion tout en respectant le rythme de changement des habitudes et de mentalités des résidants et la limite d’investir de la communauté.
Choisir les interventions de protection et d’amélioration des écosystèmes du lac et de développement urbain dans son bassin versant en fonction des principes de développement durable.
Moyens
· Participation au Comité conjoint APLSI/ Municipalité de Saint-Raymond
· Contribution et mise à jour du site Internet de l’APLSI, volet environnement
· Utilisation des médias d’information pour relayer l’information
· Publications dans l’Alouette et le Mini Alouette
· Publications de dépliants et de documents de référence
· Organisation de rencontres d’information, de sensibilisation et organisation de conférences pour les résidants
· Recommande des prises de position publiques
· Suivi des réalisations dans d’autres milieux et diffusion des résultats
· Élaboration d’un programme d’activité annuel
· Organisation d’activités impliquant la participation des résidants
· Participation à des activités de formation
· Affichage aux entrées du Lac et au Club nautique
· Implication dans des organismes tels la CAPSA, le Conseil régional de l’environnement, etc.
· Collaboration avec les organismes qui visent les mêmes objectifs,
· Consultation des résidants sur des sujets spécifiques
· Mandats à des consultants spécialisés
Actions en cours ou à venir :
Plan de gestion environnemental « Mon lac Sept-Îles…j’en prends soin », Orientations 2010-2015.
Contrôle
· Bilan des décisions prises par la municipalité
· Nombre de personnes présentes aux activités
· Résultats des activités de suivi de l’état de santé du lac
· Surfaces de la bande riveraine renaturalisées
· Nombre d’installations septiques conformes
· Nombre de visites du site Internet de l’APLSI, volet environnement
Voir les membres du comité
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Gestion des installations du Club
Mission
Assurer la maintenance et l'entretien des installations, terrains et bâtiments de l'APLSI.
Objectif
· Améliorer les installations actuelles de l'APLSI pour maximiser le bien-être des membres.
· Planifier et développer les travaux à venir (budgets, plans et devis)
Moyens
· En inspectant périodiquement et systématiquement les installations et bâtiments.
· En développant des idées pour des nouveautés à court, moyen et long terme.
Travaux à faire
· Établir une liste des travaux à effectuer avec budget et échéancier pour l’entretien, la maintenance et les rénovations
· Prévoir, documenter et planifier les corvées d'ouvertures et fermetures annuelles du club.
· Établir les processus d'ouverture et de fermeture du puits, de la fosse septique et de la pompe à essence.
· Gestion des clés du Club et de la descente à bateau
· Quai et bouées: mises à l'eau et maintenance
· Entretien de la pompe à essence
· Entretien de la montée-motomarines
· Maintenir un inventaire des biens meubles
·
Contrôle
· Vérifier que les travaux effectués respectent la planification initiale.
· Vérifier que l’opération du club opère de façon propre et sécuritaire.
· Vérifier que les documents et listes sont complets et à ajour.
Gestion des opérations du Club
Mission
Superviser les opérations du club, par la surveillance de l’opération du bar, de la location de la salle, de la vente de l’essence, de la descente à bateau.
Objectif
· Maximiser les profits générer par l’opération du Club de l’APLSI et maximiser le bien-être des membres.
· Maximiser la satisfaction des membres dans l’utilisation du Club
Membres du comité
Jacques Métivier Responsable
Vincent Caron
Anne St-Gelais
Georges-Émile Paradis
Moyens
· Publiciser la disponibilité du bar et de la salle aux fin de la location afin d’en maximiser l’utilisation du Club et maximiser les profits pour l’APLSI.
· S’assurer de la conformité de l’utilisation du Club selon nos permis et selon les exigences du bureau de direction de l’APLSI.
· Faire les demandes et les renouvellements de permis nécessaires.
· S’assurer de la validité de l’inventaire par des vérifications aléatoires.
· Vérifier les rapports de caisse avant de les transmettre à la trésorière
· Compléter tout autre rapport demandé par la trésorière
· Instaurer les formulaires nécessaires au contrôle et à la gestion
· Déposer les recettes à l'institution financière
· Signer les contrats de location et s'assurer du respect des règles par les locataires
Travaux à faire
· Revoir le contrat de location du Club et faire approuver le nouveau texte par le bureau de direction au plus tard à la réunion de janvier 2011.
· Acheter les boissons
· S’assurer de ne pas avoir trop d’essence dans les réservoirs à la fermeture.
· Mettre en application un formulaire intégré (fichier Excel) pour suivre les ventes du bar et de l’essence, les inventaires, les achats, les recettes et les profits.
· Retourner à la fin de la saison les stocks de boissons.
· Négocier avec les fournisseurs pour les prix des produits, les commandites et les fournitures (ex : les réfrigérateurs)
· Déterminer avant le début de la saison le prix de vente de nos produits pour obtenir les marges nécessaires.
· Durant les opérations, s’assurer chaque semaine des achats, des dépôts, du contrôle des recettes et de l’inventaire.
· Consulter et mettre à jour le document « description de tâche du gestionnaire du bar »
· Supervision du gardiennage
· Synchronisation des activités club
· Supervision de la descente à bateau
Contrôle
· Vérifier que l’ensemble des membres a reçu les services attendus de l’opération du Club.
· S’assurer que les opérations ont généré les profits attendus.
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Communication et site Web
Mission
Assurer la communication du bureau de direction avec ses membres et la communauté.
Objectif
· Optimiser les communications avec les membres afin de les informer sur les plans et les activités de l’APLSI pour maximiser leur bien-être.
· Utiliser adéquatement les médias pour atteindre les membres et nos différents intervenants.
· Présenter les résultats des activités pour augmenter le sentiment d’appartenance des membres et favoriser l’implication du plus grand nombre de bénévoles.
· Véhiculer les valeurs de l’APLSI.
Membres du comité
Serge Thibeault Responsable
Vincent Caron
Georges Paradis
Jacques A. Bilodeau
François Rhéaume
Moyens
· Entretien et mise à jour régulière du site Internet afin que celui-ci contienne toute l’information nécessaire pour atteindre nos objectifs.
· Entretien et mise à jour réguliers de l’Intranet afin qu’il contienne toute l’information nécessaire à la gestion de l’APLSI par les directeurs, l’exécutif ou les comités. Il devrait aussi contenir l’historique de nos documents.
· Maintenir et utiliser notre système de courriels pour une communication proactive avec nos membres par le responsable ou avec nos directeurs ou l’exécutif ou un directeur.
· Rédaction et publication de l’Alouette afin d’informer les membres sur les événements futurs, soumettre des articles pertinents aux objectifs de l’APLSI et sur les activités passées pour consolider l’appartenance des membres et commanditaires. Cette activité est aussi un moyen de financement par l’intermédiaire de nos commanditaires.
· Rédaction et publication du (mini-Alouette) pour informer les membres des activités et des évènements particuliers de l’été subséquent. Ces envois sont souvent accompagnés d’informations particulières sur l’environnement ou autres.
· Communiqué avec les médias, événement ponctuel pour promouvoir des idées ou des projets en informant un public plus large que nos membres. S’assurer que les communiqués des différents comités à un public autres que les directeurs respectent les décisions du bureau de direction.
· Conférence de presse, même utilisation que le communiqué
· Porte-parole : le porte-parole est le président d’office à moins qu’une autre personne soit occasionnellement désignée par le président ou par le bureau de direction.
· Affichage : moyen complémentaire statique et local pour insister sur des points particuliers.
Travaux à faire
· Site Web mettre à jour idéalement une fois semaine de mai à octobre et une par mois pour le reste de l’année.
· Intranet mettre à jour de façon régulière, mais particulièrement après et avant chaque réunion.
· Améliorer notre système de courriels ou la procédure pour simplifier la tâche de l’utilisateur. Avant le 1 janvier 2011.
· Utiliser le système de courriels, lorsque nécessaire pour informer les membres. Habituellement une fois pour chaque activité.
· Poursuivre la documentation de l’entretien du site web et de l’intranet
· Négocier avec notre éditeur les conditions du prochain Alouette pour présentation au bureau de direction de janvier.
· Réaliser la rédaction et la mise en page de l’Alouette pour le 15 mai.
· Préparer les éléments de base de l’information nécessaire pour la réunion de janvier concernant le mini-Alouette.
· Rédiger et mettre en page le mini-Alouette pour expédition fin mars.
· Porte-parole : rencontre avec différentes instances afin de faire connaître nos besoins et nos positions. Particulièrement avec notre Maire.
· Avoir sur l’intranet un accès complet ou partiel pour les directeurs et les opérateurs du Club à la base de données des membres et des bénévoles l’APLSI. Avoir aussi accès à la situation financière. Projet à réaliser dans les 2 prochaines années.
· Obtenir des commandites pour les différentes activités de communication.
· Faire un budget pour l’opération du Comité et le fournir à la trésorière en temps pour le budget de l’année suivante.
Contrôle
· S’assurer que tous les membres ont reçu l’information pour les différentes activités de l’Association.
· S’assurer que l’utilisation des différents moyens de communication est optimum autant en terme de coût que d’efficacité.
· S’assurer que le comité génère le montant de profit fixer par le bureau de direction.
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Activités au Club
Mission
Favoriser les échanges entre les membres, développer un esprit communautaire.
Objectif
· Optimiser les échanges entre les membres avec des activités de rencontres sociales pour favoriser le développement d’un esprit communautaire et le bien-être des membres.
· Utiliser adéquatement les activités pour générer des profits qui serviront à supporter les activités de l’APLSI.
Membres du comité
Vincent Caron Responsable
Moyens
· Mettre en place des activités tout au long de l'année
· Proposer des activités culturelles, sportives et sociales à nos membres
· Proposer des activités conjointement avec la ville de Saint-Raymond
· Diffuser l'information sur les activités via notre site internet, le mini-Alouette et l'Alouette
· Utiliser les médias locaux lorsque pertinent pour diffuser de l’information sur nos activités.
Travaux à faire
· Établir un calendrier annuel des activités.
· Communiquer le calendrier pour le site web, le mini-Alouette et l’Alouette.
· Afficher les activités en temps opportun
· Rencontrer les responsables du service de loisirs de la ville
· Informer les responsables du site web, du courriel des détails des activités à être annoncées.
· Prendre des photos et rédiger un petit sommaire de l’activité et les remettre en temps opportun au responsable du site web et de l’Alouette.
· Trouver des moniteurs pour certaines activités.
· Trouver des responsables pour des activités comme la pétanque, le tennis et le souper des membres, etc.
· Embaucher les musiciens nécessaires pour certaines activités.
· Trouver des commanditaires pour certaines activités.
Contrôle
· Vérifier le nombre de membres présents et leur satisfaction à chacune des activités.
· Vérifier le profit généré ou le coût des activités par rapport au budget.
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Recrutement et lotomatique
Mission
La mission consiste à recruter le plus de résidents propriétaires possible afin d’assurer le financement principal de l’APLSI ainsi que l’adhésion de membres associés (locataires). Coordonner les relations avec LOTO QUÉBEC pour le maintien de notre adhésion comme OSBL à LOTOMATIQUE.
Objectif
· Maximiser les contributions des membres de l’APLSI pour maximiser leur bien-être.
· Maximiser la participation à LOTOMATIQUE pour augmenter l’argent disponible au bien-être des membres.
Membres du comité
Jacques A. Bilodeau Responsable
Moyens
Faire le suivi des transactions immobilières au lac pour connaître tous les nouveaux arrivants et les informer sur l’existence de l’APLSI;
Développer des relations directes avec les membres actuels ou potentiels pour donner de l’information pertinente visant à les convaincre d’être et de demeurer membres;
Voir à recevoir et distribuer des dépliants de LOTOMATIQUE auprès des membres.
Travaux à faire
· Assurer le renouvellement des cartes de membre
· Faire les dépôts s’y rapportant
· Maintenir à jour une liste des membres
· Constituer et tenir à jour un fichier des résidents afin de pourvoir communiquer rapidement et facilement par écrit ou par internet avec eux en connaissant leur adresse de correspondance et leur adresse de courriel lorsque disponible;
· Développer divers outils reliés au système informatique afin d’alimenter en information les autres comités de l’APLSI;
· Assurer la qualité des informations de la base de données en effectuant les vérifications requises auprès de multiples intervenants et en utilisant les outils du web;
· Voir à la bonne gestion des sommes reçues des membres, voir aux dépôts dans des délais les plus brefs et à la mise en place des outils de contrôle financier pour alimenter le trésorier et le comité de vérification;
· Mettre en place et tenir à jour le manuel des procédures du comité ainsi que des mesures de relève du système informatique afin de garantir la continuité en cas de « crash » du système.
Contrôle
· Comparer le nombre de membres avec le nombre de résidents
· Comparer les sommes reçues pour la carte de membre, les sommes reçues pour le fonds d’immobilisation et pour le fonds d’ensemencement.
· Comparer les sommes reçues en commission de lotomatique.
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Bibliothèque et Foire du livre
Mission
Offrir aux résidents un service de bibliothèque saisonnier opéré dans les locaux de la Chapelle du lac de façon à stimuler et promouvoir la lecture des adultes et des enfants du lac.
Objectifs
· Stimuler et promouvoir la lecture des adultes et des enfants du lac
· Atteindre l’autofinancement de la bibliothèque
Membres du comité
Jacques A. Bilodeau Responsable
Jacqueline Coté Bilodeau
Louise Leclerc
Michelle Lacoursière
Rachelle McKinnon
Marcelle Châteauvert
Moyens
· Acquérir chaque année diverses catégories de livres qui répondent aux besoins et demandes de la clientèle.
· Atteindre l’autofinancement de la bibliothèque en vendant à la foire du livre usagé les livres excédentaires ou en double
Travaux à faire
· Assurer une gestion des livres en tablettes visant leur rotation de façon à éliminer les plus vieux et à conserver ceux qui présentent un intérêt;
· Mettre en place des outils de suivi des entrées sorties pour garder le contrôle des livres en circulation;
· Assurer le service
· Faire un rapport budgétaire trimestriel par le dépôt du rapport de petite caisse.
· Vente annuelle (foire du livre).
Contrôle
· Voir à ce que l’autofinancement soit atteint
· Noter le nombre d’adultes et d’enfants qui ont emprunté des livres.
· Noter le nombre de livres qui sont sortis.
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Ensemencement
Mission
Voir à l’ensemencement annuel de truites dans le lac et s’assurer de la continuité du fonds d’ensemencement créé à cette fin.
Objectif
· Augmenter la satisfaction des membres intéressés par la pêche sur le lac
Membres du comité
Jacques A. Bilodeau Responsable
Marcel Paré
Denis Cayer, pour le lieu de mise à l'eau
Moyens
· Planifier et ensemencer annuellement
Travaux à faire
· Contacter le ou les fournisseurs potentiels et obtenir des propositions quant à la disponibilité et à la grosseur des truites et aux dates possibles de livraison en tenant compte de la fonte des glaces, de la température extérieure et de celle de l’eau du lac;
· Voir à diffuser de la publicité pour que les membres contribuent volontairement au fonds d’ensemencement;
· Voir aux livraisons et au paiement des factures; (une ou plusieurs livraisons sont possibles);
· Obtenir l’information des membres sur leurs prises et compiler annuellement le nombre de poissons capturés; fournir cette information et répondre aux besoins d’information du ministère pour assurer leur collaboration sur le suivi de la faune du lac.
Contrôle
· Le niveau de satisfaction des pêcheurs
· Le nombre de prises.
· Respecter le budget selon le fonds d'ensemencement
Adopté le 29-10-2010